Олон улсад тархаад буй шинэ төрлийн коронавирус /Ковид-19/-ын цар тахалаас урьдчилан сэргийлэх, эрсдлийг бууруулах, биечилсэн харилцааг багасгах зорилгоор аж ахуйн нэгжүүд нийслэлийн харьяаны 1050 байгууллагуудтай онлайнаар тоон гарын үсгээр баталгаажсан цахим албан бичгийг “Смарт оффис” системийг ашиглаж илгээх, солилцох боломж бүрдсэн байна.

Нийслэлийн Засаг даргын Тамгын газрын харьяа нутгийн захиргааны байгууллагууд нь 2016 оноос эхлэн Албан хэрэг хөтлөлтийн “eDoc” системийг нэвтрүүлж, нийт байгууллагууд энэ хугацаанд 800 мянга орчим албан бичиг цахимаар солилцжээ.

Албан бичгийг нэг байгууллагаас нөгөө байгууллага руу цаасаар буюу шуудангаар илгээхэд хүргэх хугацаа 1-3 хоногт, нэг албан бичгийг хүргүүлэх зардал 1500 төгрөг байсан. Цахим хэлбэрээр албан бичгийн илгээх, солилцох болсноор нийслэлийн бичиг хэргийн болон шуудангийн зардлыг 40 хувиар бууруулж төсвийг хэмнэсэн байна. Мөн цахим системийг ашигласнаар бичиг баримтыг архивын байгууллагад хадгалах ажлыг хөнгөвчилж, цахим хэрэглээг нэмэгдүүлж, архивын үйлчилгээг цахим хэлбэрээр авах, цаг хугацааг хэмнэх, замын түгжрэл болон бусад эрсдэл, зардлыг бууруулах ач холбогдолтой болсон.

Аж ахуйн нэгжүүдээс цаасаар хүлээн авдаг албан бичгийг ийнхүү цахимжуулснаар нийслэлийн албан бичгийн харилцаа 100 хувь цахим хэлбэрт шилжиж байгаа бөгөөд Аж ахуйн нэгжүүд өөр хоорондоо ч мөн цахимаар албан бичигээ солилцох боломжтой боллоо.

“Смарт оффис” системийг ашиглахын тулд аж ахуйн нэгжүүд Тоон гарын үсгийн Гэрчилгээ олгогч байгууллагаас тоон гарын үсгийн гэрчилгээ авсан байх шаардлагатай бөгөөд https://smartoffice.mn эсвэл нийслэлийн http://ulaanbaatar.mn/ цахим хуудасруу хандаж “Албан бичиг” гэсэн хэсгийг сонгон бүртгүүлснээр хандах эрхтэй болно.

Энэхүү ажлын хүрээнд аж ахуйн нэгжүүд нь тоон гарын үсгийн Гэрчилгээ олгогч байгуулагаас олгосон Тоон гарын үсгийн е-Токен төхөөрөмжөө ашиглан, “Смарт Оффис” /https://smartoffice.mn/ системээр дамжуулан нийслэл, дүүргийн харьяа байгууллагууд руу болон өөр хоорондоо албан бичиг илгээх, хүлээн авах, хянах боломжтой болж байгаа юм.

Албан бичиг солилцоход хэд хэдэн шаардлага тавигдаж байгаа аж.

Үүнд:

• ААН нэг л эрх эзэмшинэ;

• Системд дамжуулах файл зөвхөн pdf өргөтгөлтэй байх;

• Дамжуулах файл дээрээ зөвхөн нэг л тоон гарын үсэг  зурж баталгаажуулсан байх ёстой;

• Системээр зар сурталчилгаа явуулахыг хориглоно.

НИЙСЛЭЛИЙН МЭДЭЭЛЭЛ, ТЕХНОЛОГИЙН ГАЗАР